株式会社ラアビケリのホームページをリニューアルいたしました。

今さら聞けない!ビジネスチャットって何? #02

ビジネスチャットの基本機能について

基本機能として、
1.チャット機能
2.グループ作成機能
3.ファイル共有機能
4.その他、Web会議やタスク管理など
があります。
それぞれについて詳しく紹介していきます。

1.チャット機能
文字を使って情報交換やコミュニケーションを図れる機能です。
メールのように宛名や署名の必要がなく、気軽に送ることができ、また絵文字やスタンプも使えるのでコミュニケーションをより活発にできるでしょう。
サービスによっては、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも送ることができるので、場所を問わずコミュニケーションを取ることが可能となります。

2.グループ作成機能
特定のメンバーのみに情報を共有したい場合にはグループ機能が活用できます。
社外の方もメンバーに加えることができるので、プロジェクトで情報共有やタスク管理を円滑に進めることができます。

3.ファイル共有機能
ファイルを一緒に共有することができます。
Officeのファイルをはじめ、さまざまな種類のファイルに対応しているので、文書以外に画像や動画なども共有することができます。

4.その他
ほかにもインターネットを利用した無料通話やビデオ通話機能、タスク管理機能などがあります。

ビジネスチャットのメリットと注意点は?

複数名でリアルタイムに情報を共有しつつ、指示できる手段として使えるビジネスチャットですが、導入する際のメリットと注意点について紹介します。
まず、メリットですが、
・ビジネス展開がスピーディである
・高いセキュリティ
・誤送信してもメッセージの編集や削除が可能
が挙げられます。
ビジネスチャットは、働き方改革を後押しすると注目されているツールです。
生産性を高める可能性が大いにあり、実際にそういった事例もすでに多く出ています。
注目されている分、セキュリティの高いサービスを選んで、情報漏洩のリスクを減らすことが必要です。
提供されているサービスの中には、銀行レベルの水準を満たすものやGDRP(EU一般データ保護規則)のようなグローバル基準を遵守しているものもあります。
また、メールのように送信してしまったら編集や削除ができないツールと違い、ビジネスチャットでは誤送信した場合でもメッセージの編集や削除が可能です。
次に注意点ですが、
・導入したら必ずそのツールで情報伝達をする
・無駄にコミュニケーションツールを使わない
・業務時間があいまいにならないよう、ルールを設ける
などが挙げられます。
SNSのような使いやすさを持つ反面、仕事とプライベートの境界があいまいになってしまいがちです。
そのため、導入したツールは業務時間内でのみ使う、便利だからといくつものツールを導入しない、そして特に上司が導入したツールを積極的に使うことが重要です。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください